Los inmuebles que se someten al régimen de Propiedad Horizontal, han encontrado multiplicidad de beneficios especialmente en el ámbito profesional, puesto que la concentración de especialistas de diversas áreas, en ciertos casos homogéneas, ha dado lugar a que se genere una imagen y calidad de servicios mayormente reconocida por nuestros clientes, quienes aprecian no solamente la valía intelectual del profesional a quien acuden, sino también el buen nombre e imagen que representa el edificio al cual nos pertenecemos; sin embargo, al ser el régimen de Propiedad Horizontal una figura que ha tomado auge en los últimos tiempos, existe variedad de descuidos y vacios de carácter legal que han generado erróneas interpretaciones y equivocadas aplicaciones de la ley; mismas que han dado lugar a que muchos inmuebles sometidos a este régimen, pierdan la principal característica para la cual fueron diseñados; que es justamente “LA IMAGEN Y SERVICIO”, pérdida ocasionada en la gran mayoría de los casos por la falta de normas claras que comprometan y obliguen al copropietario o arrendatario con esta causa común. La falta de una reglamentación interna clara y básicamente coadyuvante con las necesidades del inmueble, ha dejado ver el descuido de los copropietarios en el mantenimiento, forma de uso, reparación, control, servicios y publicidad de la edificación como tal, ocasionando un descontento y disgusto entre los copropietarios, pues existen quienes buscan mejorar cada día y quienes con su actitud conformista, desinteresada y en ciertos casos hasta irresponsable, limitan esta aspiración y por ende destruyen esa imagen de copropiedad que perjudica a propios y extraños; por ello debemos comprender que el éxito de la propiedad horizontal no depende solamente de la buena voluntad de quienes la conforman, depende de derechos y obligaciones claramente establecidas de una forma muy particular, y que deben ser cumplidas aún con medidas coactivas, solo así nos encaminaremos hacia una convivencia pacífica y éxito común. Por lo expuesto, y a fin de controlar eficazmente un Inmueble constituido en Propiedad Horizontal, recomiendo tener un asesoramiento, principalmente en los siguientes aspectos: 1. Auditoría de Áreas comunes y exclusivas.- Toda edificación de esta naturaleza, posee un diseño, estética y estructura que deben ser respetados; sin embargo, se suscita el caso de que al momento de la adquisición de una oficina, departamento o local comercial; los nuevos propietarios malinterpretan las normas y de forma arbitraria realizan modificaciones estructurales en sus áreas exclusivas y de diseño en las áreas comunes cercanas. Se debe mantener una auditoría permanente con el objeto de registrar todas estas modificaciones, a fin de enmendar las mismas; para el efecto se debe realizar un análisis pormenorizado de los planos aprobados, las escrituras de propiedad y el Reglamento General de Propiedad Horizontal. 2. Análisis de Actas anteriores.- La Asamblea General es el organismo máximo de administración y control del edificio, por ende todas sus resoluciones deben enmarcarse dentro del campo de la Ley, razón por la cual es muy importante revisar si las actas anteriores cumplen con este requisito, de no ser así, deberá asesorarse oportunamente. 3. Uso de las áreas comunes.- Las áreas comunes pertenecen a todos los copropietarios, por tanto, el uso de las mismas, deberá estar debidamente autorizado y legalizado; para el efecto se debe contar con un asesoramiento enfocado a verificar este antecedente; y, a sugerir el uso más adecuado de las mismas. 4. Elaboración del Reglamento Interno.- Al momento de la aprobación de la propiedad horizontal del inmueble, se aprueba en el acto un reglamento, mismo que es común a todas las edificaciones de esta naturaleza; sin embargo cada edificio tiene diversas finalidades y muy particulares, resultando insuficientes estas normas para una correcta administración, por lo cual se hace necesario analizar la problemática particular del edificio y principalmente sus proyecciones; y en función de aquello, elaborar un reglamento interno que garantice un control exhaustivo y bien definido, dependiendo de las necesidades que éste tenga; un buen asesoramiento involucra este estudio y en base a ello la elaboración, aprobación y legalización de dicho reglamento interno. 5. Modelo y protocolización de actas.- El erróneo manejo de actas puede generar en lo futuro, nulidades procesales y de resolución; razón por la cual, es necesario que se asesore principalmente a los miembros del directorio, sobre el manejo y contenido de las mismas desde la convocatoria a asamblea, orden del día, quórum, sistema de votación, aprobación de resoluciones y protocolización de las mismas. 6. Contratación laboral y de seguros.- Para el mantenimiento, limpieza, cuidado, seguridad y otros servicios requeridos por el edificio, es necesario la contratación laboral y de seguros; por tanto se debe legalizar este tipo de contratación a fin de que en lo futuro no se presenten problemas legales de cualquier naturaleza. 7. Regulación para arrendatarios.- Muchos copropietarios adquieren un bien exclusivo con fines comerciales, dentro de los cuales destaca el arrendamiento; esto ha generado variedad de problemas, especialmente de responsabilidad, pues existen casos en que los arrendatarios no se integran a las normas del edificio, lo cual involucra una gran desventaja, en vista de que los mismos se van, pero los bienes quedan; y, en ocasiones muy destruidos y con alícuotas impagas; además cabe destacar el hecho de que a los arrendatarios poco les interesa el mantenimiento de las áreas ajenas a las exclusivas, lo cual hace muy difícil la tarea de mantenimiento; para el efecto, es necesario integrar a los arrendatarios, usufructuarios, etc., a las normas del edificio y establecer en la misma forma la responsabilidad en cuanto a las expensas ordinarias y extraordinarias que se deben cancelar por el área exclusiva y mantenimiento de las áreas comunes; es muy importante también, estipular las formas de arrendamiento, con cláusulas claras y bien definidas, para ello se debe contar con un asesoramiento debido para la redacción e inscripción de estos contratos. 8. Procedimiento y mediación.- Los reglamentos generales enuncian formas complejas y tardías para la solución de conflictos; y ello, en un ambiente profesional en donde el tiempo es muy importante, no resulta tan atractivo; por tal motivo es necesario generar normas de procedimiento que permitan a todos los usufructuarios, acceder a procesos de mediación efectivos avalados por la Asamblea General, y que se ejecuten a través de los organismos de administración en coordinación con el asesoramiento legal. 9. Parqueadero.- Todo edificio con régimen de propiedad horizontal, de conformidad con la Ley, debe contar con un área de parqueo, siendo responsabilidad de los constructores diseñar las mismas para servicio de los copropietarios; por ello es menester y necesario que se realice un diseño prolijo de los parqueaderos tanto para los copropietarios, cuanto para los futuros usuarios y clientes. 10. Medidas judiciales y extrajudiciales de ejecución.- El proceso de adaptación de quienes integran un condominio, en donde existen nuevos sistemas de administración en función del Reglamento Interno; muy comúnmente provocan cierta resistencia, más cuando existen copropietarios que se niegan a un cambio, apartándose a la posibilidad de crecer. Esta actitud dará lugar al inicio de acciones extrajudiciales como de mediación, y, judiciales como coactivas, que deben manejarse con cautela y prolijamente. 11. Sistema informático.- La organización de la información es muy importante, por lo tanto se requiere generar una base de datos con el historial de cada una de las oficinas, dentro de lo cual se incluirá el control del pago de expensas ordinarias y extraordinarias, software que diseñado en función de las necesidades y que deberá ser instalado en un computador del administrador del edificio, debiendo priorizar el uso de una centralilla telefónica. Todo lo enunciado, constituyen en conjunto, los aspectos básicos que deben conocerse en propiedad horizontal, debiendo contarse para el efecto con el asesoramiento especializado del caso, por lo menos durante el primer año de integración del condominio. Atentamente, ESP. DR. PAULO GÁRATE RODRIGUEZ.